Barrierefreie PDF-Dokumente

Was wir prüfen

Wir sammeln die PDF-Links auf der Startseite, die auf die eigene Domain der Website zeigen, und laden bis zu vier davon herunter, je bis 10 MB. Bei jedem Dokument prüfen wir:

• Text vorhanden: Hat das Dokument auf den ersten Seiten Text, oder ist es ein Scan, ein reines Bild? Ein Bild ohne Text ist eine Warnung.
• Tags: Ist das PDF mit Tags strukturiert, also mit Überschriften, Absätzen, Listen und Tabellen, die Vorlesesoftware versteht? Fehlen sie, ist das eine Warnung.
• Sprache: Ist die Dokumentsprache gesetzt? Ohne Angabe gibt es einen Hinweis.
• Titel: Hat das Dokument einen Titel in den Eigenschaften? Ohne gibt es einen Hinweis.

Verschlüsselte oder beschädigte Dokumente melden wir als nicht lesbar. Gibt es keine PDF-Links, entfällt die Prüfung. Die automatische Prüfung erkennt die Grundlagen; ob die Tags richtig gesetzt sind und Bilder Alternativtexte haben, zeigt erst eine Prüfung mit Vorlesesoftware.

Warum das wichtig ist

PDFs sind auf vielen Websites die wichtigsten Inhalte: Preislisten, Formulare, Anleitungen, Speisekarten, Jahresberichte. Für blinde und sehbehinderte Menschen sind sie oft die grösste Hürde.

• Ein gescanntes PDF ist für Vorlesesoftware ein leeres Blatt. Es liest nichts vor, die Suche im Dokument findet nichts, und auch Google kann den Inhalt nicht lesen.
• Ein PDF ohne Tags wird als ein einziger Textblock vorgelesen: ohne Überschriften, die man überspringen könnte, Tabellen als Zahlensalat, mehrspaltige Layouts in falscher Reihenfolge.
• Ohne Sprache spricht die Vorlesesoftware deutschen Text mit englischer Aussprache aus. Ohne Titel heisst das Dokument im Tab und in der Vorlesesoftware nur «flyer_final_v3.pdf».

Die Richtlinien für Barrierefreiheit gelten für PDFs wie für Webseiten. In den meisten Ländern sind Behörden und öffentliche Betriebe dazu verpflichtet, in der EU seit 2025 auch viele Unternehmen. Öffentliche Ausschreibungen verlangen barrierefreie PDFs ausdrücklich.

So behebst Du es

Beim Erstellen

• Word: Verwende die Formatvorlagen für Überschriften und Listen, gib Bildern einen Alternativtext und exportiere mit «Datei › Speichern unter › PDF › Optionen › Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit». Die Sprache und der Titel kommen aus den Dokumenteigenschaften.
• InDesign: Arbeite mit Absatzformaten und dem Artikelbedienfeld für die Lesereihenfolge, und exportiere mit «PDF mit Tags erstellen».
• Google Docs, LibreOffice: Beide exportieren PDFs mit Tags, wenn Überschriften als Überschriften formatiert sind.

Bestehende PDFs

• Scans: Lass die Texterkennung (OCR) laufen, in Acrobat unter «Scannen und OCR». Besser: Das Original aus Word oder dem Layoutprogramm neu exportieren.
• Tags nachrüsten: In Acrobat Pro unter «Barrierefreiheit › Automatisch taggen», danach die Lesereihenfolge prüfen. Für viele Dokumente lohnt sich ein spezialisiertes Büro.
• Sprache und Titel: In Acrobat unter «Datei › Eigenschaften», Reiter «Beschreibung» für den Titel und «Erweitert» für die Sprache. Das geht auch bei alten Dokumenten in wenigen Sekunden.

Oder gar kein PDF

Inhalte, die sich ändern oder die viele Menschen auf dem Smartphone lesen, sind als Webseite besser aufgehoben: Öffnungszeiten, Preise, Anleitungen, Speisekarten. Eine Webseite ist barrierefrei, durchsuchbar und passt sich dem Bildschirm an.

So prüfst Du es selbst

Öffne das PDF im Adobe Acrobat Reader und drück Strg+F (Mac: Cmd+F). Findest Du ein Wort, das Du auf der Seite siehst? Wenn nicht, ist es ein Scan. Unter «Datei › Eigenschaften» siehst Du Titel, Sprache und ob das PDF Tags hat. Der kostenlose «PAC 2024» (PDF Accessibility Checker) der Stiftung «Zugang für alle» prüft PDFs ausführlich.

Häufige Fragen

Wie erkenne ich, ob ein PDF Tags hat?

In Adobe Acrobat Reader unter «Datei › Eigenschaften › Beschreibung» steht bei «PDF mit Tags» Ja oder Nein. Dort siehst Du auch Titel und Sprache.

Müssen alle alten PDFs überarbeitet werden?

Zuerst die Dokumente, die viele Menschen brauchen: Preislisten, Formulare, Anleitungen, Jahresberichte. Alte Archivdokumente lassen sich als solche kennzeichnen. Oft ist eine normale Webseite statt eines PDFs die bessere Lösung.

Warum prüft ihr nur vier PDFs?

Jedes PDF wird heruntergeladen und analysiert, das kostet Zeit. Vier von der Startseite verlinkte Dokumente zeigen, wie die Organisation hinter der Website PDFs erstellt. Die Regeln gelten für alle.